Het onderhoudslogboek

Een onderhoudslogboek heb je nodig voor:

  • de zesjaarlijkse evaluatie van je beheersplan
  • de aanvraag van de aanvullende erfgoedpremie voor goed onderhoud van 10%

Een onderhoudslogboek bevat:

  • een toestandsrapport van de toestand zes jaar geleden
  • een recent toestandsrapport van de huidige toestand
  • een overzicht van de (preventieve) maatregelen en onderhoudswerken die je de voorbije zes jaar uitgevoerd hebt
  • in het geval van open erfgoed een rapportering over het beheer en de openstelling van het erfgoed

Het toestandsrapport

In het toestandsrapport geef je de toestand van het onroerend erfgoed weer op een bepaald moment.

Het toestandsrapport moet goede kleurenfoto’s bevatten met aanduiding op een plan waar de foto’s genomen zijn en een beschrijving van de toestand van het goed. Vermeld ook de datum wanneer de foto’s genomen zijn.

Een toestandsrapport kan je zelf opmaken, maar is in bepaalde gevallen specialistenwerk. (moeilijk bereikbare plaatsen, visual tree assesment bij bomen, muurschilderingen, beschilderde beelden, glasramen, …)

De volgende documenten zijn geldig als een toestandsrapport voor bouwkundig erfgoed:

  • een rapport van Monumentenwacht. Een rapport van Monumentenwacht wordt opgemaakt door deskundigen. Het is uitgebreid en geeft duidelijk richtlijnen voor de werken die noodzakelijk zijn.
  • een goedgekeurd beheersplan. Het beheersplan geeft een beschrijving van het onroerend goed en een opsomming van de noodzakelijke werken.
  • een restauratieverslag. Het restauratieverslag bevat een fotorapportage van het onroerend goed voor, tijdens en na de restauratiewerken en kan dienst doen als toestandsrapport na een restauratie. Aanvullend geeft het luikje ‘beheer en onderhoud’ richtlijnen voor een goed onderhoud. Wanneer de restauratie enkel over een deel van het onroerend gaat (bijvoorbeeld dakwerken), zal je het document wel nog moeten aanvullen.
  • een toestandsrapport dat je zelf opmaakt of laat opmaken door een deskundige.

De volgende documenten zijn geldig als een toestandsrapport voor landschappelijk erfgoed:

  • een goedgekeurd beheersplan. Het beheersplan geeft een beschrijving van het onroerend goed en een opsomming van noodzakelijke werken.
  • een toestandsrapport dat je zelf opmaakt of laat opmaken door een deskundige.

Voor een toestandsrapport van bouwkundig erfgoed heb je aandacht voor de volgende elementen:

  • gehele gebouw
  • dak (dakbedekking, dakaansluiting en dakdoorbrekingen zoals schoorsteen, luiken, lantaarn, ladderhaken)
  • dakwaterafvoer (hemelwaterafvoer: goten, afvoerpijpen en hun onderdelen, eventuele relevante zaken in verband met riolering, drainage)
  • kapconstructie en zolder (dakstructuur en aanverwante zaken)
  • draagstructuur en overspanning (dragende structuren, buiten- en binnenmuren, kolommen, gewelven, vloeren, moer- en kinderbalken, fundering, balkon, luifels, borstwering, spitsboogramen)
  • schrijnwerk en beglazing (buitenschrijnwerk zoals ramen, deuren, luiken, kroonlijsten, boordplanken, maar ook beglazing, glas-in-lood, glas-in-beton, hang- en sluitwerk en binnenschrijnwerk voor beschermde monumenten)
  • afwerking gevels (metselwerk, voegwerk, bepleistering, betegeling, diefijzers, roosters, ornamenten)

Voor een toestandsrapport van bouwkundig erfgoed, beschermd als monument heb je ook aandacht voor:

  • schrijnwerk en beglazing (binnenschrijnwerk zoals trappen, deuren, maar ook beglazing, hang- en sluitwerk)
  • afwerking en inrichting (vloer-, wand- en plafondafwerking en aanverwanten zoals diefijzers, roosters, ornamenten, vast meubilair, los meubilair, klokken en klokkenstoel, torenuurwerk, orgel)
  • historische technische installatie (alle molengebonden technische installaties, zoals maalinstallatie, kruiwerk, sluiswerk, overbrengingen, stoommachine, liften)

Per aanwezig element geef je enkele foto’s en beschrijf je de toestand en het eventuele probleem ervan. Uit de beschrijving moet duidelijk afleidbaar zijn welke onderhoudswerken nodig zijn. Bijvoorbeeld: de dakbedekking bestaat uit leien, enkele leien liggen los, de aansluiting met de dakkapel is los, de verf op de houten ramen bladdert af.

Voor een toestandsrapport van landschappelijk erfgoed, heb je aandacht voor de volgende elementen:

  • Landschapseenheden die vallen onder de lijst van landschapstypen:
    • bossen
    • kleine landschapselementen (als één structuur)
    • waterpartijen (geen slotgracht)
    • tuinen, zoals rozentuin, moestuin
    • parken, zoals arboretum, gemeente- of stadspark
    • slikken en schorren
    • duin (zee-, land-, rivier-)
    • moeras, ruigte
    • heide
    • akkerlanden
    • historisch permanent grasland
    • graslanden
  • Historische, structurele onderdelen die afzonderlijk fysiek herkenbaar zijn:
    • herkenbare historische structuren, zoals motten, eendenkooien, loofgangen, ommuringen, dijken, hoogstamboomgaarden, omwallingen, slotgrachten, rabatten en bevloeiingssystemen (met een historische waarde), loopgraven
    • herkenbare historische constructies, zoals ijskelders, kapelbomen, gerechtsbomen, vrijheidsbomen, grensbomen, dreven, sluizen, grotten, herdenkingsmonumenten, schansen, serres, paviljoenen, bruggetjes
    • wegen- en grachtenpatroon met een cultuurhistorische component of een vermelding in het beschermingsbesluit als waarde of beschermd object (kasseiwegen, onverharde wegen, historische wegen en paden)

Per aanwezig element geef je enkele foto’s en beschrijf je de toestand en het eventuele probleem ervan.

Overzicht van de (preventieve) maatregelen en onderhoudswerken

In het overzicht van de (preventieve) maatregelen en onderhoudswerken die je de voorbije zes jaar hebt uitgevoerd, geef je een opsomming van alle ingrepen die werden uitgevoerd.

Je vermeldt:

  • de datum
  • een korte samenvatting ingreep: welk probleem verhielp het?
  • indien van toepassing: de uitvoerder en het factuur
  • een koppeling met het beheersplan als voor jouw erfgoed een beheersplan nodig is
  • foto’s van de werken voor en na

Dit kan er zo uitzien:

Datum Omschrijving van de uitgevoerde ingrepen Verwijzing naar de maatregel in het beheersplan Uitvoerder Factuur
14/08/2014 nazicht gevel en dak   zelf 0 euro
15/01/2015 dakwerken   aannemer X 15.000 euro
20/02/2017 herstellen gevels (plaatselijk hervoegen   aannemer Y 3.500 euro
18/06/2018 goten kuisen   zelf 0 euro
12/12/2017 knotten knoteiken maatregel 5.4 zelf 0 euro
25/09/2018 ruiming vijver maatregel 6.3 aannemer Z 20.000 euro

 

De richtlijn ‘Beheer en onderhoud in het restauratieverslag’ reikt een modelformulier in excel-formaat aan voor het opvolgen van onderhouds- en beheersmaatregelen na een restauratie. Dit kan je ook gebruiken voor het onderhoudslogboek. De richtlijn komt zo snel mogelijk online.

Rapportering over het beheer en de openstelling van open erfgoed

De rapportering bevat minstens:

  • een beschrijving van de georganiseerde activiteiten
  • een verslag met vermelding van de bereikte bezoekersaantallen uitgesplitst per bezoekersdoelgroep
  • de termijn en duur van de openstelling
  • een globale bezoekersevaluatie

Na een restauratie kan de wijze van rapportering aangepast worden.