Het onderhoudslogboek

Een onderhoudslogboek heb je nodig voor:

  • de zesjaarlijkse evaluatie van je beheersplan. Het onderhoudslogboek geeft een overzicht van de staat van alle beschermde onderdelen of de staat van het erfgoedlandschap. Het bevat ook een lijst met de maatregelen en onderhoudswerken die uitgevoerd werden tijdens de voorbije zes jaar.
  • de aanvraag van de aanvullende erfgoedpremie voor goed onderhoud van 10%. Vraag je een premie aan voor een deel van het beschermd erfgoed of erfgoedlandschap, dan kan je het onderhoudslogboek beperken tot dit deel, op voorwaarde dat dit deel een opzichzelfstaand geheel is. Neem hiervoor contact op met je erfgoedconsulent.

Een onderhoudslogboek bevat:

  • een toestandsrapport van de toestand van het goed zes jaar geleden. Vanaf 2025 is dit verplicht. Tot dan volstaat een toestandsrapport van de huidige toestand
  • een recent toestandsrapport van de huidige toestand. Een recent toestandsrapport is niet ouder is dan 3 jaar. Is het toestandsrapport ouder is dan 1 jaar, dan vul je het aan met actuele foto’s
  • een overzicht van de (preventieve) maatregelen en onderhoudswerken die je de voorbije zes jaar uitgevoerd hebt
  • in het geval van open erfgoed een rapportering over het beheer en de openstelling van het erfgoed

Het toestandsrapport

In het toestandsrapport geef je de toestand van het onroerend erfgoed weer op een bepaald moment.

Inhoud van het toestandsrapport

Voor een toestandsrapport van bouwkundig erfgoed heb je aandacht voor de volgende elementen:

  • gehele gebouw
  • dak (dakbedekking, dakaansluiting en dakdoorbrekingen zoals schoorsteen, luiken, lantaarn, ladderhaken)
  • dakwaterafvoer (hemelwaterafvoer: goten, afvoerpijpen en hun onderdelen, eventuele relevante zaken in verband met riolering, drainage)
  • kapconstructie en zolder (dakstructuur en aanverwante zaken)
  • draagstructuur en overspanning (dragende structuren, buiten- en binnenmuren, kolommen, gewelven, vloeren, moer- en kinderbalken, fundering, balkon, luifels, borstwering, spitsboogramen)
  • schrijnwerk en beglazing (buitenschrijnwerk zoals ramen, deuren, luiken, kroonlijsten, boordplanken, maar ook beglazing, glas-in-lood, glas-in-beton, hang- en sluitwerk en binnenschrijnwerk voor beschermde monumenten)
  • afwerking gevels (metselwerk, voegwerk, bepleistering, betegeling, diefijzers, roosters, ornamenten)

Voor een toestandsrapport van bouwkundig erfgoed, beschermd als monument heb je ook aandacht voor:

  • schrijnwerk en beglazing (binnenschrijnwerk zoals trappen, deuren, maar ook beglazing, hang- en sluitwerk)
  • afwerking en inrichting (vloer-, wand- en plafondafwerking en aanverwanten zoals diefijzers, roosters, ornamenten, vast meubilair, los meubilair, klokken en klokkenstoel, torenuurwerk, orgel)
  • historische technische installatie (alle molengebonden technische installaties, zoals maalinstallatie, kruiwerk, sluiswerk, overbrengingen, stoommachine, liften)
  • klimaatbeheersing (waardevolle interieurs: monitoring van de temperatuur en relatieve vochtigheid)

Voor een toestandsrapport van landschappelijk erfgoed, heb je aandacht voor de volgende elementen:

  • Landschapseenheden die vallen onder de lijst van landschapstypen:
    • bossen
    • kleine landschapselementen (als één structuur)
    • waterpartijen (geen slotgracht)
    • tuinen, zoals rozentuin, moestuin
    • parken, zoals arboretum, gemeente- of stadspark
    • slikken en schorren
    • duin (zee-, land-, rivier-)
    • moeras, ruigte
    • heide
    • akkerlanden
    • historisch permanent grasland
    • graslanden
  • Historische, structurele onderdelen die afzonderlijk fysiek herkenbaar zijn:
    • herkenbare historische structuren, zoals motten, eendenkooien, loofgangen, ommuringen, dijken, hoogstamboomgaarden, omwallingen, slotgrachten, rabatten en bevloeiingssystemen (met een historische waarde), loopgraven
    • herkenbare historische constructies, zoals ijskelders, kapelbomen, gerechtsbomen, vrijheidsbomen, grensbomen, dreven, sluizen, grotten, herdenkingsmonumenten, schansen, serres, paviljoenen, bruggetjes
    • wegen- en grachtenpatroon met een cultuurhistorische component of een vermelding in het beschermingsbesluit als waarde of beschermd object (kasseiwegen, onverharde wegen, historische wegen en paden)

Vorm van het toestandsrapport

Per aanwezig element geef je enkele kleurenfoto’s en beschrijf je de toestand en het eventuele probleem ervan. Uit de beschrijving moet duidelijk afleidbaar zijn welke onderhoudswerken nodig zijn. Bijvoorbeeld: de dakbedekking bestaat uit leien, enkele leien liggen los, de aansluiting met de dakkapel is los, de verf op de houten ramen bladdert af.

Een toestandsrapport kan je zelf opmaken, maar is in bepaalde gevallen specialistenwerk. (moeilijk bereikbare plaatsen, visual tree assessment bij bomen, muurschilderingen, beschilderde beelden, glasramen …) 

De volgende documenten gelden als toestandsrapport:

  • een rapport van Monumentenwacht (enkel voor bouwkundig erfgoed). Dit rapport wordt opgemaakt door deskundigen. Het is uitgebreid en geeft duidelijke richtlijnen voor de werken die noodzakelijk zijn.
  • een goedgekeurd beheersplan. Het beheersplan geeft een beschrijving van het onroerend goed en een opsomming van de noodzakelijke werken.
  • een restauratieverslag of eindverslag van de uitgevoerde werken met een restauratiepremie (vóór 2015) of een erfgoedpremie volgens de bijzondere procedure. Het verslag bevat een fotorapportage van het onroerend goed voor, tijdens en na de werken en kan dienst doen als toestandsrapport. Aanvullend geeft het luikje ‘beheer en onderhoud’ richtlijnen voor een goed onderhoud. Wanneer de werken enkel over een deel van het onroerend gaan (bijvoorbeeld dakwerken), zal je het document wel nog moeten aanvullen.
  • een toestandsrapport dat je zelf opmaakt of laat opmaken door een deskundige.

Overzicht van de (preventieve) maatregelen en onderhoudswerken

In het overzicht van de (preventieve) maatregelen en onderhoudswerken die je de voorbije zes jaar hebt uitgevoerd, geef je een opsomming van alle ingrepen die werden uitgevoerd.

Je vermeldt:

  • een korte samenvatting van de ingreep: welk probleem verhielp het?
  • een koppeling met het toestandsrapport of het beheersplan als voor jouw erfgoed een beheersplan nodig is
  • de datum van de uitvoering van de werken
  • indien van toepassing: de uitvoerder en het bedrag
  • foto’s van de werken voor en na

Dit kan er zo uitzien:

Omschrijving van de uitgevoerde ingrepen Verwijzing naar de maatregel in het beheersplan of het toestandsrapport Datum Uitvoerder Factuur Nr Foto
nazicht gevel en dak   14/08/2014 zelf 0 euro  
dakwerken   15/01/2015 aannemer X 15.000 euro  
herstellen gevels (plaatselijk hervoegen)   20/02/2017 aannemer Y 3.500 euro  
goten kuisen   18/06/2018 zelf 0 euro  
knotten knoteiken maatregel 5.4 12/12/2017 zelf 0 euro  
ruiming vijver maatregel 6.3 25/09/2018 aannemer Z 20.000 euro  

De richtlijn ‘Beheer en onderhoud in het restauratieverslag’ reikt een modelformulier in excel-formaat aan voor het opvolgen van onderhouds- en beheersmaatregelen na een restauratie. Dit kan je ook gebruiken voor het onderhoudslogboek.

Rapportering over het beheer en de openstelling van open erfgoed

De rapportering bevat minstens:

  • een beschrijving van de georganiseerde activiteiten
  • een verslag met vermelding van de bereikte bezoekersaantallen uitgesplitst per bezoekersdoelgroep
  • de termijn en duur van de openstelling
  • een globale bezoekersevaluatie

Na een restauratie kan de wijze van rapportering aangepast worden.