Opmaak conceptnota

In de conceptnota leg je op een begrijpelijke en beknopte manier de essentie uit van jouw project. Op welke wijze geeft het project invulling aan het thema van de oproep? Hoe vertaal je de doelstelling van de oproep in je project? Kan je het project realiseren binnen de opgelegde termijn en hoe ga je dit aanpakken?

Het komt er dus op aan om jouw toekomstdroom op een overtuigende manier in een visie te gieten en te concretiseren in de conceptnota. Hou rekening met de deelnemingsvoorwaarden, de opgave en de beoordelingscriteria, zoals die zijn beschreven voor elke thema-oproep. Je vindt deze terug op de desbetreffende webpagina’s.

Licht je concept toe op een gestructureerde, overzichtelijke manier. Maak een vlot leesbaar document met helder taalgebruik en relevant beeldmateriaal. Inzichtelijke plannen, schetsen en foto’s laten toe jouw erfgoedproject visueel voor te stellen.

Vermijd vrijblijvende ambities en vage ideeën. Probeer de jury liever te overtuigen met concrete plannen en ernstige engagementen.

Hoe ga je om met de beoordelingscriteria?

De jury zal de conceptnota gebruiken om je dossier te beoordelen aan de hand van criteria. De weging van deze criteria kan voor elke oproep anders zijn. We kiezen ervoor de beoordelingscriteria niet te duiden of op voorhand vast te leggen. Zo laten we maximale vrijheid om hieraan invulling te geven, op maat van het thema en op de leest van jouw project. We formuleerden enkele inspirerende vraagstellingen die je hiermee op weg kunnen helpen.

Nog vragen over de beoordelingscriteria? Neem dan contact met ons op via e-mail.

Is het project toelaatbaar?

We raden aan om je project op voorhand te toetsen op vergun- en toelaatbaarheid . Ga na welke instanties je moet betrekken om jouw droom waar te maken. Informeer je bij het agentschap en de gemeente en organiseer tijdig een vooroverleg. Zo weet je of er eventueel aandachtspunten zijn en waar je eventueel kan bijsturen.

Wanneer er voor de geplande werken een omgevingsvergunning of andere vergunning nodig is, vraag je die vóór de uitvoering van de werken aan bij de bevoegde vergunningverlenende overheid. Wij raden je aan jouw project te bespreken met de bevoegde instantie vóór je het preselectiedossier bij het agentschap indient.

Voor verschillende werken aan een beschermd goed is een toelating van het agentschap of de erkende onroerenderfgoedgemeente nodig. Deze toelating wordt verleend bij de goedkeuring van het definitief dossier, dus nog niet bij de beoordeling van het preselectiedossier. Ligt jouw beschermd goed in een erkende onroerenderfgoedgemeente? Dan is het belangrijk dat je het preselectiedossier op voorhand met de gemeente bespreekt. Ligt jouw beschermd goed niet in een erkende Onroerenderfgoedgemeente, dan raden wij je aan het project op voorhand te bespreken met de erfgoedconsulent van het agentschap. Zo kan je nagaan of de werken die zijn opgenomen in het preselectiedossier toelaatbaar zijn.

Wat is een globale kostenraming?

We verwachten nog geen volledig uitgewerkt dossier, maar je hebt toch best al zicht op het globale kostenplaatje. Is dit realistisch en in verhouding tot de projectdoelen? Komt de geraamde kostprijs aan het minimumbedrag dat de oproep voorschrijft? Hou er ook rekening mee dat de aanvaardbare kostenraming die je nu opgeeft bij het indienen van een definitief premiedossier niet kan overschreden worden. Een postgewijze kostenraming dien je pas in bij het definitieve premiedossier, maar een raming in hoofdlijnen van de geplande werken en diensten is nu al aangewezen.

Bekijk voor welk bedrag je wil beroep doen op de erfgoedpremie.

Niet alle werken komen immers in aanmerking voor een erfgoedpremie. Twijfel je hierover? Onze erfgoedconsulenten bekijken graag met jou de betoelaagbaarheid van de werken waarvoor je een erfgoedpremie wenst aan te vragen.

Voor sommige thema-oproepen (bv. projecten met oog op meervoudig gebruik van parochiekerken) of erfgoedcategorieën (open erfgoed) komen dan weer bijkomende werken in aanmerking voor een premie. Lees daarom de desbetreffende webpagina van de oproep goed na!

Als er verschillende premiepercentages moeten worden toegepast (zoals bijvoorbeeld voor ontsluitingswerken bij open erfgoed of werken in functie van meervoudig gebruik van kerkgebouwen), geef je hiervoor afzonderlijke ramingsbedragen op, zodat we de erfgoedpremie correct kunnen berekenen.

De conceptnota praktisch

Je beperkt de conceptnota tot maximaal 2500 woorden. Plannen- en beeldmateriaal integreer je in het document. Let er wel op dat de jury in de conceptnota voldoende informatie vindt om te beoordelen en dat plannen leesbaar blijven op een gewone laptop. Alle info die de jury nodig heeft om het dossier te beoordelen, bundel je dus in de conceptnota. Je voegt geen plannen, tekeningen, vooronderzoeken, beheersplannen of andere documenten toe in bijlage bij het dossier.

In de bijlage vind je ruimte voor twee categorieën van documenten:

de verplichte bewijsstukken, zoals het businessplan voor de thema-oproep ‘Impulsdossiers met focus op economische invulling van erfgoed’, de langetermijn-onderhoudsplanning op maat
de bewijsstukken die nodig zijn, voor zover ze van toepassing zijn. Dit zijn onder meer een onderhoudslogboek wannneer je een verhoogde premie voor goed onderhoud wenst aan te vragen, of de beschrijving van het traject over de toekomstige bestemming van de kerk in geval je jouw parochiekerk wil inrichten voor meervoudig gebruik

Zowel voor de conceptnota als de afzonderlijke bijlagen is de maximale bestandsgrootte 16 Mb. De toegestane bestandstypes zijn pdf, doc, docx, png, jpg, jpeg en gif.

Businessplan

Je voegt een businessplan toe als je deelneemt aan de oproep ‘Impulsdossiers met focus op economische invulling van erfgoed’. Uit het businessplan moet blijken dat de economische activiteit, en dus ook de investering, duurzaam zal zijn op lange termijn. Vergelijk het met een plan dat je zou moeten voorleggen aan potentiële investeerders of kredietverstrekkers. In de jury van deze oproep zetelen experten op vlak van vastgoedinvesteringen.

Dit plan kan je onderbouwen door jouw project op een kwalitatieve en kwantitatieve manier voor te stellen. Volgende vraagstellingen zijn hierbij richtinggevend: Wat zijn de doelstelling(en) van jouw project? Welke activiteiten wil je realiseren? Hoe is jouw economische activiteit georganiseerd? Wat zijn de geplande investeringen? Wat zijn de financieringsbronnen? Wat zijn de vaste, terugkerende kosten? Wat is het beoogde rendement? Heb je zicht op de doodpuntomzet (dit is de omzet die je minimaal moet realiseren om alle kosten te dekken)?

Langetermijn-onderhoudsplanning

Doel is om op maat van het erfgoed, het gebruik en de factoren die het behoud van het erfgoed mogelijk bedreigen een degelijk plan op te maken voor een duurzame instandhouding. Vermijd generieke richtlijnen of beperk je niet tot een verwijzing naar Monumentenwacht.

Volgende vragen kunnen helpen om deze planning invulling te geven:

Wat heeft dit erfgoed specifiek nodig om goed onderhouden te worden?
Wat zijn de meest onderhoudsgevoelige onderdelen?
Wat zijn de meest fragiele erfgoedelementen? Is er specifiek onderhoud vereist? Bijzondere producten? Specifiek gekwalificeerde uitvoerders?
Wie neemt het onderhoud waar? Hoe wordt dit georganiseerd? Op welke partners kan je rekenen?
Is er een onderhoudsplan op lange termijn waarop de beheerder en de gebruiker(s) van het erfgoed kunnen terugvallen?

Het planningsvoorstel zoals geformuleerd in een inspectierapport van Monumentenwacht kan gebruikt worden als langetermijn-onderhoudsplanning. Dit geldt ook voor een goedgekeurd beheersplan, voor zover dit invulling geeft aan een concrete onderhoudsplanning op lange termijn en op maat van het erfgoed.